子供育成会に連絡網を導入したい|200世帯ほどに一斉メール、お知らせ配布のベストな方法は?

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子供関係

本日のテーマは、

子供会の連絡網、どうするか問題

について。

本年度、子供会の書記として、
たくさんの資料作成と配布の手配に
消耗しきっております。

ねっ子
ねっ子

もちろん、基本、紙ですから。

便利なツールで運営の効率化が進んでいる
全国の子供育成会やPTAの記事を見るたびに、

ねっ子
ねっ子

ええなー

と思いつつ過ごして来たこの1年近く。

とくに!

いち担当者から全世帯へびゅーと一斉に連絡がいく

あの仕組み。

あれは誰が何と言おうと、絶対要るでしょ!

と、どれだけ痛感したか分かりません。

ということで、
もうすぐ任期は終わってしまう訳ですが、

我が地区の子供会に連絡網を導入する

というゴールに向かって
情報収集したことを、

こちらでまとめておきたいと思います。

皆さんの地区の子供会とは、
・世帯数
・会員さん達の考え
・デジタルツールの使用率等
状況が違うので
参考にならない部分も多いでしょうが

一例としてお読みいただければと思います。

 

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加入世帯数は約200、複数のライングループでやり取りしている現状

子供の小学校の子供会の連絡方法について
現状はこんな感じ↓↓

 

・子供会の加入世帯数は全部で200ぐらい
・各地区の代表者が中心となり運営するシステム
・連絡事項は上から下へと流すシステム
一斉連絡ツールが導入されてない場合は、
だいだいこんな感じではないでしょうか?
基本みんなスマホでつながっているので、
グループラインは積極的に活用されてます↓↓
・スマホ普及率は98%ぐらい
・代表者だけで1つのライングループを作成
・それぞれ地区でライングループを作成
・2~3名のガラケー所有者にはショートメールで対応
具体的な連絡伝達や行事への申し込みは、
次のように行っています↓↓
・基本プリントは手渡しで渡す
※「代表者から各地区代表者へ、各地区代表者から一般会員の方へ」という流れ・会議のお知らせプリントは、年間10回ほど・行事のお知らせプリントは、年間8~10回ほど・行事によっては5~6ページ程度の冊子になる事も・行事の申込書や集金回収が必要なものは、各地区で取りまとめて本部に提出・申込は用紙に記入、決められた提出日(時間も場所も決まっている)に代表者が持って行く・細かい変更や補足事項は適時、上から下へとラインで流れてくる

書き出すと、ものすごい作業量ですね。

以前に比べて、
電話や1対1のメール連絡がなくなり、
たしかにラクになったとは思いますが…。

が、しかし!

 

ねっ子
ねっ子

やっぱりどう考えても無駄が多い…

いったい何人の人の時間と労力が、年間をとおして注がれているのか。

不効率だとだれも疑問に思わないのか…。

これが慣れたやり方かもしれないけど…
ずっとモヤモヤが止まらずにいます。

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子供会の連絡網、理想のカタチは?

もちろん、
ITツールの導入を提案したらしたで、
誰が管理するのか、費用はどうするのかなど
反対意見はもちろん出てくるでしょう。

実際、かるく提案してみた時はしぶい反応をされました。
(それはそうですよね、必要性を感じている人も少なければ、ツール導入でどう変わるかちゃんと説明する雰囲気でもなかったので)

ではどんなカタチを求めているのか…

あえて理想のカタチを言わせてもらうなら、
こうです↓↓

 

全国的には、このような仕組みの所も
増えつつあります。

導入には諸問題ありますが、
担当者の作業時間だけ言えば、
天と地の差。

より効率的でスピーディーな運営と、一部役員に集中する負担減が見込めます。

また、この連絡方法にする事で、
全会員が、

受け身になりにくい=当事者意識を持ちやすい(自分も一会員なんだ)

という利点もあると私は思っています。

どういう事がというと、
役がない一会員からすると、

(以前は)
会議日程や行事のお知らせも、情報が配られるからそれに従えばいい = 受け身の姿勢
(理想形)
定期的にHPチェックを行い、関係ある場合は自ら行動する = 能動的に関わる

といった具合に、
一会員としての向き合い方も、違ってくるのではないかと。

基本的に、会議や行事の年間スケジュールは、
年度初めにお知らせするのが通常です。

ですから、本来は、
各自それぞれが自分で気を付けておけばいいこと。

HPに年間スケジュールを掲載しておけば、
いつでも誰でもチェックできますしね。
紙のように無くしてしまう心配もありません。

 

…このように、

ホームページを作って管理する

は一番いい方法だと思いますが、
現実的な話をすれば、
かなりハードルが高いのも事実ではあります。

ホームページの維持コスト自体は、
便利な無料サービスもたくさんあるので
クリアできそうです。

セキュリティー面もガイドラインを作成し
対策をとれば何とかなりそう。

そして、
一番問題なのは、

毎年毎年、管理できる人が担当につくかどうかわからない

ということ。

ネット上にも、以前は運用されていたであろう
形跡のある稼働していないページを見かけます。

担当者が変わって、
以前のやり方に戻ったのか、他のやり方をしているのか分かりませんが、

なにか続けられない事情があるのだろう

と予想できます。

個人的には、
仮に最初はよく分からなくても、
担当になって覚えることで、
普段の仕事や生活でも生かせるような
今の時代に必要なスキルが
たくさん身に付くのは間違いないので

本人にとってもメリットは大きい

と思うのですが。

どうなんでしょうね…。

先生をはじめ、そういった機運が
あまり感じられないので何とも言えません。

ただ、PTAの方は来年度から一斉連絡ツールの
導入に向けて動いていると聞いたので、
少し期待しています。
(詳細は未定だそうです)

 

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ホームページに代わるベストな仕組みと、連絡網は?

ホームページは難しくても、
現実的にどのようなカタチだったら、
・一斉連絡への移行
・ペーパレス化

が進められるか、考えてみました。

自分なりに考えた結果がこちら↓↓

目的と理由を、具体的に説明します↓↓

googleドライブにデータを入れておく

無料で15GBまで利用できる
クラウドストレージサービスである
「googleドライブ」

グーグルアカウントなしでも
データ閲覧ができるので便利です。

これまでは
紙を印刷して1人1人に配布していた資料データを
クラウドに入れさえすれば、

リンクURLを知っている人なら誰でも確認できます。

リンクURLを知らせる為の、
一斉連絡ツールが導入が不可欠ですが、
そんなに難しい事ではないと思います。

googleドライブに関する記事は、こちらの記事に書きました↓↓

 

一斉送信メールでリンクURLを送る

一斉送信できる、連絡ツールは
来年度からPTAの方で導入される話です。

学校からの一斉お知らせメールは
一昨年ぐらいから運用が始まっており、
もはや無くてはならないツールです。
行事案内や臨時休校の連絡で
活用されています。

ついに来年から、
PTAでも導入されるとのこと!

今後この流れが子供育成会へも訪れれば
いいなと思います。

申込系はアンケートフォームのQRコードを載せ、文書で配布

具体的には、
googleフォームの導入を
提案したいと思っています。

配布・回収・集計まで
かなり効率化できる事は間違いないでしょう。

申込状況などリアルタイムで共有できるので
ラインでいちいち担当者に確認する
必要がありません。

 

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子供育成会を抜ける人が増えている現状

全国的に、子供育成会(子供会)の加入率は
減っています。

子供の小学校も、

全校生徒の1~2割が現状、加入していません。

来年度「抜ける」と申し出があったり、
「抜けるかもしれない」と噂を聞いている人も、
ちらほらいらっしゃいます。

誰かが抜け出すと、
連鎖反応的に抜ける人が増える気がします。

理由はたいがい、
「役になった時の負担が大きいから」
です。

この負の連鎖を断ち切る為にも、
みんなが続けやすい子供育成会の運営のカタチを
考えるべき時に来ていると思います。

 

まとめ

以上、

子供育成会に連絡網を導入したい

という内容で、
自分の子供の小学校の一例を取り上げて
考えたことを記事にしてみました。

・作業の効率化
・ペーパーレス化

のためのIT化の導入は、今後、
だれもが負担を感じず
子供育成会活動を行っていく上で、
不可欠だと思うのですが、

みなさんはいかが思われますか?

この記事の内容は、
本年度の最後に提案してみるつもりです。
(前回は変な雰囲気になったので今回はプレゼン資料でも、準備しとこうかな。)

実際のところ、正直どうなるかはわかりません。

また経過を報告したいと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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